Rechnung nach Handelsregister, Marke oder Domain? So erkennst du die Fälschung

Kaum steht dein Betrieb im Handelsregister, ist die Marke angemeldet oder die Domain registriert, liegt ein Schreiben im Briefkasten, das aussieht wie eine Gebührenrechnung. Oft ist es keine. Hier steht, welche Maschen Kammern, das Patentamt und die Polizei dokumentiert haben, woran du sie in einer Minute erkennst und was du tust, wenn du schon bezahlt hast.

Warum kommen solche Rechnungen gerade nach einer Eintragung?

Weil die Eintragung öffentlich ist. Handelsregister, Markenregister und Domain-Verzeichnisse lassen sich auslesen, und genau das nutzen die Absender. Die IHK Potsdam beschreibt den Ablauf als fast immer gleich: Ein Unternehmen wird eingetragen oder eine Eintragung geändert, wenige Tage später kommt eine behördenähnliche Rechnung, meist über einige hundert bis rund 1.200 Euro.

Betroffen sind nicht nur Gründer. Die IHK Erfurt weist darauf hin, dass jede Änderung im Register reicht, etwa ein neuer Geschäftsführer oder eine geänderte Satzung.

Welche Maschen sind belegt?

Die Rechnung nach dem Handelsregistereintrag. Absender mit Namen, die nach Amt klingen, verlangen Geld für eine „Veröffentlichung“ oder „Eintragung“. Die echte Bekanntmachung der Registergerichte erscheint aber kostenlos online, und die Briefe stammen weder vom Gericht noch vom Bundesanzeiger (IHK Osnabrück). Die echte Kostenrechnung des Registergerichts kommt laut IHK Düsseldorf von der Justizkasse.

Zahlungsaufforderungen rund um die Marke. Wer beim Deutschen Patent- und Markenamt eine Marke anmeldet oder verlängert, bekommt danach oft Angebote für Einträge in privaten Registern oder für eine „Verlängerung“, die deutlich teurer ist als die amtliche Gebühr. Das DPMA verschickt für Anmelde-, Jahres- und Verlängerungsgebühren selbst keine Rechnungen, die Empfangsbestätigung enthält nur Hinweise zu den Gebühren. Das schreiben die IHK Region Stuttgart und die Bergische IHK mit Verweis auf das Amt. 2023 kursierten sogar gefälschte Schreiben im Namen der DPMA-Präsidentin, das Amt hat Strafanzeige gestellt (Pressemitteilung des DPMA).

Die „Domain-Verlängerung“ von einer fremden Firma. Per Mail kommt eine Rechnung mit PDF-Anhang, gestaltet wie die eines bekannten Hosters. Bei genauem Lesen steht im Kleingedruckten, dass es nur ein Angebot ist. Die IHK Frankfurt am Main und die Handwerkskammer Halle warnen vor solchen Wellen, das Geld sollte jeweils auf ein Konto im Ausland gehen. Deine echte Domain läuft davon völlig unberührt bei deinem Anbieter weiter.

Die Mail aus China. Eine angebliche Registrierungsstelle schreibt, jemand wolle deinen Firmennamen als .cn- oder .asia-Domain registrieren, und bietet dir an, ihm zuvorzukommen. Laut dem Delegiertenbüro der Deutschen Wirtschaft in Shanghai, zitiert von der IHK Düsseldorf, ist der Registrierungsversuch meist nur vorgetäuscht. Es geht darum, dir überteuerte Domains zu verkaufen, die du nicht brauchst. Die Bergische IHK rät, gar nicht zu antworten.

Woran erkennst du eine falsche Rechnung in einer Minute?

Schon ein einziger Treffer reicht, um nicht zu zahlen, bevor du nachgeprüft hast. Prüf über einen Weg, den du selbst kennst: die Telefonnummer deines Hosters aus dem Kundenkonto, die Website des Registergerichts, dein Aktenzeichen beim DPMA. Nie über die Nummer oder den Link im verdächtigen Schreiben.

Was tust du, wenn du schon bezahlt hast?

1. Sofort die eigene Bank anrufen und fragen, ob sich die Überweisung zurückholen lässt. Je schneller, desto besser die Chance.
2. Anzeige bei der Polizei erstatten. Das DPMA rät bei Markenrechnungen ausdrücklich dazu und nimmt die Schreiben auch selbst für seine eigenen Anzeigen entgegen.
3. Das Schreiben weitergeben an deine IHK oder Handwerkskammer oder an den Deutschen Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität (DSW), der gegen solche Absender vorgeht.
4. Keine Folgerechnung mehr bezahlen, ohne sie prüfen zu lassen. Vorsicht: War das Schreiben im Kleingedruckten als Angebot formuliert, kann der Absender deine Zahlung als Annahme werten und für die nächsten Jahre weiter kassieren wollen. Dann widersprichst du schriftlich und fichtst wegen Täuschung an, am besten mit Hilfe deiner Kammer.

Hast du noch nicht bezahlt und nichts bestellt, ist kein Vertrag zustande gekommen. Ein Angebot verpflichtet dich zu nichts, solange du es nicht annimmst.

Kommt dagegen ein gerichtlicher Mahnbescheid vom Amtsgericht, gilt eine harte Frist von zwei Wochen für den Widerspruch. Wie das geht, steht in Anruf wegen Google-Eintrag: So erkennst du Abzocke.

Wie schützt du deine Domain dauerhaft?

Die beste Abwehr gegen Domain-Rechnungen ist, genau zu wissen, wo deine Domain liegt und auf wen sie läuft. Dann erkennst du jede fremde Rechnung sofort.

• Auf dich eingetragen: Die Domain sollte auf dich oder deinen Betrieb laufen, nicht auf den Webdesigner oder eine Agentur.
• Ein Anbieter, eine Rechnung: Notier dir, bei wem die Domain liegt und wann sie verlängert wird. Kommt eine Rechnung von jemand anderem, ist sie falsch.
• Mails an die Domain-Adresse prüfen: Viele Fälschungen gehen an die Adresse, die im Domain-Verzeichnis steht. Wer dort regelmäßig nachsieht, fällt nicht auf eine Mail herein, die nur so tut, als käme sie vom eigenen Anbieter.

Wie du prüfst, auf wen deine Domain eingetragen ist und wie du sie bei einem Wechsel mitnimmst, steht in Website-Anbieter wechseln. Und wer frisch gegründet hat und gerade alles gleichzeitig anlegt, findet die Reihenfolge in Frisch gegründet: Wie wird mein Betrieb online sichtbar?.